Klauzula informacyjna dla zgłaszających nieprawidłowości w Zakładzie Utylizacyjnym sp. z o.o. w Gdańsku

I Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Zakład Utylizacyjny Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku: ul. Jabłoniowa 55, 80-180 Gdańsk (dalej „Administrator”).

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych; kontakt do IOD: iod@zut.com.pl

II Dane kontaktowe

1. Z Administratorem można się skontaktować poprzez:

1. adres email: iod@zut.com.pl
2. telefonicznie: + 48 58 326 01 15
3. listownie na adres: Zakład Utylizacyjny sp. z o.o. w Gdańsku, ul. Jabłoniowa 55, 80-180 Gdańsk

2. Z inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych. Osoba, której dane dotyczą,
w zakresie przetwarzania danych osobowych może skorzystać przysługujących jej praw za pośrednictwem każdego ze wskazanych powyżej kanałów komunikacji.

III. CELE PRZETWARZANIA ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA

1. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, dotyczących ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości oraz wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora tj.:
2. przyjmowania oraz analizy zgłoszeń zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi Administratora oraz na mocy obowiązujących przepisów prawa związanych ze zgłaszanymi przypadkami jego naruszenia prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
3. wykrywania i ograniczania nieprawidłowości związanych z działalnością Administratora oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających w celu ochrony interesów Administratora przed potencjalnymi nieprawidłowościami (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
4. umożliwienia ustalenia, dochodzenia i obrony przed ewentualnymi roszczeniami przez Administratora (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 19 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
• Regulaminu Zgłoszeń określającego procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Zakładzie Utylizacyjnym sp. z o.o.
• art. 6 ust 1 lit f RODO w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

IV. Odbiorcy danych

1. Pana/Pani dane mogą być udostępniane jedynie podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.
2. Jeśli prowadzenie dochodzenia wymaga uzyskania wsparcia, usługodawcy zewnętrzni – eksperci z Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) mogą zostać zaangażowani
   w proces i otrzymać dane osobowe na podstawie umowy powierzenia danych zawartej pomiędzy nimi a spółką oraz z godnie z art. 28 RODO.

V. Zgłoszenia

1. ZU informuje, iż w przypadku anonimowego zgłoszenia, dane osobowe nie będą przetwarzane w związku z zastosowaniem rozwiązania uniemożliwiającego ujawnienie tożsamości osoby zgłaszającej nieprawidłowość.

• W przypadku zgłoszenia z podaniem swoich danych osobowych oraz z wykorzystaniem kanału listownego lub ustnego w komunikacji z Pełnomocnikiem ds. Sygnalistów powołanym przez ZU, dane będą przetwarzane w zakresie danych podanych na zgłoszeniu, a po weryfikacji zgłoszenia będą ulegały ograniczonemu przetwarzaniu wyłącznie przez osoby wyznaczone do obsługi zgłoszenia oraz dalszej anonimizacji i nie będą ujawniane osobom trzecim, chyba że przepisy prawa będą stanowić inaczej

VI Okres przechowywania danych

1. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne i proporcjonalne, aby zapewnić prawidłową weryfikację zgłoszenia naruszeń oraz podjęcia działań następczych.
2. Dane osobowe osób dokonujących zgłoszenia naruszeń oraz osób, których dotyczy zgłoszenie podlegają usunięciu z chwilą, w której na podstawie odrębnych przepisów nastąpił okres przedawnienia roszczeń. Dane podlegają usunięciu z końcem roku kalendarzowego, w którym upłynął termin przedawnienia roszczeń.
3. Okres przetwarzania danych jest związany z celami i podstawami ich przetwarzania.
   W związku z czym:
4. Dane przetwarzane na podstawie wymogów ustawowych będą przetwarzane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych tj. 1 rok od zakończenia wewnętrznego dochodzenia lub do czasu prawomocnego zakończenia postępowania przed organami (np. ścigania),
5. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu lub ustania tego interesu np. dane przetwarzane w celu dochodzenia, lub obrony przed roszczeniami będą przetwarzane przez czas równy okresowi przedawnienia tych roszczeń,

VII Prawa osoby, której dane dotyczą:

1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do:

1. dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
2. sprostowania (poprawiania) swoich danych,
3. usunięcia danych,
4. ograniczenia przetwarzania danych,
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
6. przenoszenia danych,
7. wniesienia skargi do organu nadzorczego,

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa; https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt; tel. (22) 531 03 00 – gdy uznają, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych.

• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

W każdej chwili mają Państwo prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

VIII Pozostałe informacje

1. Zgłoszenie żądań i skorzystanie z przysługujących Pani/Panu praw nie wpłynie na dokonane przez nas czynności. Informacje dotyczące realizacji Pani/Pana żądania otrzyma Pani/Pan nie później niż w ciągu miesiąca.
2. Dane osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
3. Przetwarzanie pozyskanych od Państwo danych przez Administratora opierać się będzie na zasadzie dobrowolności ich podania, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody. Przetwarzanie może też być wymogiem ustawowym np. w wypadku konieczności archiwizacji dokumentującej zawierającej dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.